L’accueil, l’onboarding, l’intégration, comment ça marche ?

Où comment favoriser la collaboration au travail ?

La rentrée des Miss, que nous avons déjà évoqué 😉  m’a donné envie d’évoquer LA rentrée. Pas la rentrée habituelle de septembre après les congés estivaux, non LA rentrée dans LA nouvelle entreprise. Celle pour qui toutes les étapes du process de recrutement ont été franchies et que le jour J arrive : la prise de poste. J’entends souvent parler d’accueil dans l’entreprise, plus ou moins réussi. A mon sens une prise de poste va beaucoup plus loin que la première journée ou première semaine et j’avais envie de me pencher sur ces premières étapes d’une collaboration entre salarié et entreprise.silhouettes-1186990_1920La symétrie des attentions « les collaborateurs d’abord » fait son chemin, qu’en est-il des débuts de collaboration entre l’entreprise et le collaborateur ? Comment se met-elle en place et quels éléments peuvent être appliqués pour la favoriser ?

La phase d’intégration dans l’entreprise comporte des enjeux déterminants tels que l’acquisition des savoirs-faire et l’attachement à la culture de l’entreprise. Elle a aussi des implications fortes sur la motivation, la satisfaction et la performance au travail.

Se plaire mutuellement

Apouce-leve l’ère de l’économie collaborative, la qualité de la relation client est mise en avant et s’inscrit dans une relation gagnant-gagnant. C’est le principe de BlaBlaCar, Airbnb, … vous êtes notés et vous notez.

Jusque maintenant l’on parlait surtout de l’évaluation par l’entreprise de ses collaborateurs. Cette relation évolue et aujourd’hui les salariés notent de plus en plus leur employeur, nous avons l’exemple avec Glassdoor*. La qualité de la relation employeur / employé joue désormais un rôle déterminant dans l’attrait que l’entreprise aura sur ses employés futurs et dans la collaboration sur du long terme avec eux.

Il s’agit désormais de se choisir mutuellement.

La pérennisation de l’entreprise dépend de la transmission de la culture et des savoirs faire au cours de l’intégration des « nouveaux ». Leur intégration a des implications sur sa vie. Elle détermine les attitudes et les comportements de ses collaborateurs : loyauté envers l’entreprise, motivation et performance au travail.

L’intégration prend du temps et il s’agit de trouver sa place pour le collaborateur et à l’entreprise de lui permettre de la trouver. Chacun a besoin de se sentir appartenir à un groupe. Les compétences techniques ne suffisent pas car la personnalité, les émotions ont toutes leurs importances dans la création d’une nouvelle relation. Lorsque le nouvel arrivé commence à parler de l’entreprise en disant « nous », on peut estimer que l’intégration est réussie.

Les différents étapes d’apprentissage

Apprentissage.jpgSi le process d’embauche permet d’évaluer les diplômes, les compétences techniques, la capacité à travailler ensemble va se construire dans les premiers jours, semaines et mois passés dans l’entreprise. Dans quelle mesure la collaboration se met en place ?

On peut généralement définir 4 étapes dont les apprentissages sont interdépendants les uns des autres :

  • La définition du rôle attendu par l’entreprise
  • La compréhension des tâches et des processus de travail
  • L’intégration au sein du groupe de travail
  • Et enfin la connaissance de l’entreprise elle-même

Un investissement dans le temps

Le meilleur candidat retenu peut s’avérer être un « mauvais » recrutement si son intégration est un échec.

Une intégration efficace requière de prendre conscience que c’est un investissement qui se décline dans le temps. Heureusement, de plus en plus d’entreprises mettent en place un process d’intégration favorisant la compréhension de l’environnement de travail.

Parce que la rentrée en entreprise, c’est beaucoup d’informations à récolter et à assimiler au plus vite. De ce fait favoriser la communication des procédures, des règlements et être clair sur le rôle attendu sont impératifs pour éviter que le nouvel arrivé n’en arrive à ne pas comprendre ce que l’on attend de lui et se démotive, voir ne parte. N’oublions pas que la période d’essai fonctionne dans les deux sens !

Une solution d’Onboarding pour faciliter l’accueil et l’intégration

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Le Onboarding, qu’est-ce que c’est ? Littéralement « à bord », c’est-à-dire la méthode d’intégration d’un nouveau collaborateur avec l’objectif qu’il collabore dans la manoeuvre du bateau « entreprise » et non qu’il quitte le navire ;-).

Faciliter l’intégration d’un nouvel arrivé nécessite de respecter certaines étapes :

  • Anticiper son arrivée sur le plan matériel (bureau, tenue, ordinateur, …)  et humain (mail chaleureux de bienvenue une semaine avant)
  • Prévenir l’équipe, un nouvel élément ne peut que modifier le fonctionnement en place.
  • Mettre en place un système de parrainage. Apporter le soutien d’une personne ressource, disposant d’une écoute bienveillante et permettant de mieux comprendre les règles informelles. C’est la part cachée de l’entreprise qu’il faut bien souvent décrypter.
  • Impliquer le management via des entretiens réguliers et une feuille de route lors des premières semaines. Ce qui,  couplé à un rapport d’étonnement, permettra de connaître le ressenti et les interrogations du « nouveau », de lui donner des signes d’encouragement ou d’alerte, afin de lui permettre de réajuster si nécessaire. C’est aussi l’occasion pour l’entreprise de bénéficier d’un œil neuf  sur ses forces et ses faiblesses, de s’enrichir et d’évoluer.
  • Avoir un suivi sur les premiers mois et pas seulement la première semaine.

Il est important de rendre le processus d’intégration amusant, collaboratif, interactif et personnalisé. Face aux enjeux soulevés par une bonne intégration, des sociétés de service développent leur offre de logiciel de Onboarding afin de permettre d’industrialiser les process. Une solution d’Onboarding permettra d’automatiser les tâches qui peuvent l’être et de consacrer plus de temps au relationnel. Elles permettent ainsi un meilleur accueil  en délivrant un parcours d’intégration et un suivi.

Quelques exemples :

Une application de Onboarding va également pouvoir apporter des informations complémentaires clés pour les DRH comme le taux de déploiement, l’assiduité dans l’utilisation de l’outil ou bien des données plus qualitatives liées à des questionnaires de satisfaction permettant de modifier du contenu ou d’anticiper une situation. Elle permet également veiller à l’intégration de tous, quelque soit le statut.

jeu.jpgLa difficulté et les enjeux d’une intégration sont de rendre concret ce qui relève de la culture d’entreprise (représentation, savoir-être et modalités d’action). Sur ce plan les Serious games utilisés dans un premier temps en formation, puis en recrutement s’immiscent désormais dans la partie intégration.

Outil très intéressant dans un process d’intégration, le Serious games y ajoute une part ludique et impliquante. A ce sujet je vous invite à lire le témoignage d’Alten qui, justement, intègre ses nouveaux collaborateurs par ce biais.

Quand l’intégration des nouveaux salariés s’intègre dans la culture d’une entreprise, c’est porter une attention personnalisée à ceux qui la rejoignent,  favoriser l’engagement. C’est également s’assurer de relever le défi du renouvellement des équipes et contribuer à la pérennité de l’entreprise.

sac Miss RH dvt

Miss RH Dvt

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