Digitaliser une entreprise et si l’on commençait par l’administratif ?

La première brique du SIRH

Nous parlons MOOC, SPOC, Digital learning, Onboarding. Toutefois dans une entreprise, la part de l’administratif revêt une part importante de l’activité, au détriment de la partie développement des hommes. mobileBien souvent l’administratif de la fonction RH se montre chronophage et s’accroit avec l’évolution de la législation (29 % du temps quotidien, + 15 pts vs. 2012, enquête CEGOS), surtout si le digital n’est pas encore apparu.

Et si démarrer la digitalisation des process administratifs nous libérait du temps pour travailler autrement ? Sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

L’administratif ? Le caillou dans la chaussure

La digitalisation de l’entreprise doit permettre de fluidifier l’organisation, miser sur la flexibilité, l’agilité, le travail collaboratif, tout en valorisant le partage des informations.

Au sein d’une organisation, majoritairement la paie, qu’elle soit internalisée ou externalisée, un logiciel de paie est en place et donne satisfaction.

Par contre, il est demandé aux managers opérationnels de prendre en charge l’aspect administratif qui relève de leur quotidien : planning, gestion des temps,  état préparatoire de paie.

Afin de traiter l’ensemble de ces données administratives, il arrive fréquemment, que l’entreprise en grandissant ait développé ses solutions « maison » au fur et à mesure de l’apparition de ses besoins. Excel s’avère un outil très utilisé, principalement pour ses fonctions de base que sont la saisie de données.

Gérer contrats, planning, notes de frais, avenants et autres documents administratifs via scan et fichiers excel chronophages sont alors source de charge de travail supplémentaire pour les managers. Et génère plutôt insatisfaction et mauvaise image de la fonction RH, dite support.

Sans compter que du côté RH, l’absence de SIRH en tant que tel limite l’accès aux indicateurs de pilotage et à la qualité de l’analyse et du plan d’action qui pourrait en découler.

L’optimisation des processus RH doit profiter tant aux DRH qu’aux directions métiers et aux managers opérationnels afin de leur permettre de se recentrer sur leur coeur de métier.

Phénomène du BYOD (Bring You Own Device)

Leordinateurs usages « everywhere », issus du grand public, se généralisent et s’immiscent dans la sphère professionnelle. La mobilité (au sens détendeur d’un mobile) est un paramètre que les entreprises ne peuvent plus ignorer. Cette tendance qui a déjà bouleversé la relation client est en train de modifier également la relation collaborateur/employeur. Aujourd’hui, 58% des Français possèdent un smartphone et 35% une tablette.Le mobile devient au centre de la relation et multi-support.

Il s’agit pour l’entreprise de s’adapter et de prendre en compte les évolutions sociétables, technologiques et organisationnelles qui entrainent de nouveaux besoins au sein du travail.

Digitaliser l’administratif c’est pouvoir permettre dès l’entrée dans l’entreprise au nouveau collaborateur de remplir un formulaire via son smarphone afin de communiquer les données administratives nécessaires à l’établissement de son contrat.  Contrat que l’on peut éditer rapidement via un SIRH voir même utiliser une signature électronique.

Dans un tel contexte, des solutions ESS (employe self service) sont une bonne réponse de l’entreprise.

A l’heure où chacun bénéficie de solution sur son smartphone pour gérer sa vie et détourne l’utilisation première personnelle pour une utilisation professionnelle, on note également l’apparition d’une autre tendance le BYOD (étude cisco) en français, on parle de PAP : «Prenez vos appareils personnels». Ou encore, d’AVEC : «Apportez votre équipement personnel de communication ».

AFRESCO Sofware a publié une étude en 2015 qui quantifie les expériences, défis et tendances en matière d’outils et de comportements collaboratifs en milieu professionnel.

Les résultats de cette enquête révèlent que si 94 % des travailleurs du savoir reconnaissent l’importance de la collaboration et que 83 % utilisent des outils collaboratifs, 59 % sont insatisfaits des solutions dont ils disposent sur leur lieu de travail. Ce constat, qui touche en particulier la génération du millénaire, pousse ces utilisateurs à employer sciemment des outils grand public non approuvés, sans se soucier des risques de sécurité.

Clairement si l’entreprise ne propose pas d’outils adaptés, les collaborateurs vont les trouver eux-même.

Par quoi je commence ?

Par faire un audit de tous les process en place, il ne s’agit pas de remettre une pierre à l’édifice mais de comprendre le fonctionnement afin de pouvoir tout mettre à plat. L’occasion de valider et d’optimiser les process en cours par la même occasion. Un oeil neuf est souvent le bienvenu pour apporter une vision extérieure.

L’analyse permet bien souvent de se rendre compte des dysfonctionnements, des tâches à faibles valeur ajoutée (à automatiser), des doubles (voir triples) saisies, des documents en doublons, des responsabilités de chacun et des spécificités propres à l’organisation, voir aux personnes. Comprendre les usages pour mieux optimiser les outils.

Etudier le ROI d’un tel investissement

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Qui dit investissement dit gains et coûts.

Au regard des gains directs et indirects sur la gestion RH et son implication dans l’entreprise, certains critères permettent d’évaluer la performance RH de la mise en place d’un SIRH sur les aspects administratifs  :

  • les économies liées à la dématérialisation,
  • les temps passés optimisés vers des tâches à plus forte valeur ajoutée,
  • l’image de l’entreprise en interne,
  • la qualité de vie au travail renforcée,
  • une optimisation des indicateurs de pilotage,
  • une sécurisation des données .

Les solutions collaboratives sont une opportunité pour être plus performant, chacun, collaborateur, manager, RH s’impliquant dans le process pour améliorer tant la fonction RH que la performance managériale.

Collaborer pour mieux travailler ensemble

collaborer Il s’agit d’impliquer tous les acteurs concernés par le projet et ce bien en amont, dès la réflexion. Manager, RH, utilisateur, au plus chacun sera amené à collaborer au projet et apporter son expertise, au plus la solution répondra aux attentes et en facilitera l’adhésion et par conséquent l’utilisation.

Qui plus est le choix d’un logiciel hébergé en mode Saas  (Software as Service) de par son ergonomie et son aspect intuitif faciliteront son utilisation. Il permet de plus d’opter pour une solution évolutive qui pourra accompagner la croissance de l’entreprise : gestion des temps et gestion administrative dans un premier temps puis gestion du recrutement, de la formation, des compétences selon les besoins et les priorités futures.

Et pour ceux qui souhaitent aller plus loin :

sac Miss RH dvt

Miss RH Dvt

 

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